民主选举制度

第一条  为规范基金会的选举工作，保障会员依法行使民主选举权利，依据《社会团体登记管理条例》和《四川省索玛慈善基金会章程》，制定本制度。

第二条  基金会选举工作，公平、公正、公开，接受基金会广大会员监督。

第三条  基金会理事长、副理事长、秘书长、理事、监事长、监事，需经理事会员大会（或理事会员代表大会）选举产生。本基金会由5-25名理事组成理事会。本会可从理事中选举产生常务理事，组成常务理事会。常务理事人数原则上为理事总人数的三分之一。

         第四条  基金会换届选举工作，由上一届理事会负责。新一届理事长、副理事长、秘书长、理事、监事候选人，由上一届理事会广泛征求各理事会员（或理事会员代表）意见，在充分酝酿协商基础上，由上一届理事会理事半数以上表决通过产生。若上一届理事会未能按规定产生新一届理事长、副理事长、秘书长、理事、监事候选人，则应在社团登记管理机关的监督下，由上一届理事会，以无记名投票的形式直接推选候选人。

第五条  基金会选举采用等额选举（或差额选举），采取无记名（或举手）投票方式。对正式候选人可以投赞成票、反对票或者另选他人、也可以投弃权票。

第六条  基金会换届选举，监票人由上一届监事担任，唱票人、计票人由上一届理事会提名，全体理事会员（或理事会员代表）半数以上通过。正式候选人不得担任监票人、唱票人、计票人。

第七条  投票选举前，由上一届监事依据法规和《章程》规定，对理事会员（或理事会员代表）进行资格确认和人数核实，核准大会有效性。选举理事会，应有2/3以上会员参加方可进行；选举常务理事会，应有半数以上理事参加方可进行。

第八条  投票前，监票人应开箱示众后当众封箱。投票时，监票人、计票人、唱票人首先投票，然后监督其他代表依次投票。投票结束后，应当众开箱，并当场将投票人数和票数加以核对，做出记录。每次选举所投的票数，多于投票人数的无效；等于或者少于投票人数的有效。每一选票所选的人数，多于规定应选人数的作废，等于或者少于规定应选人数的有效。选票无法辨认的，作废票处理，废票计入选票总数。

第九条  计票结束后，监票人、计票人、唱票人应签字确认，并由监票人当场向大会宣布选举结果，并于会后报社团登记管理机关和业务指导单位备案。选票当场封存，以备查验。

第十条  以威胁、贿赂、伪造选票等不正当手段当选的，其当选无效。

第十一条  基金会理事长、副理事长、秘书长、理事、监事等候选人须获得全体理事会员（或理事会员代表）的半数以上同意，方能当选。常务理事候选人须获得全体理事的半数以上选票，方能当选。

第十二条  本会法定代表人由理事长担任，并不得担任其他社会团体的法定代表人。

第十三条  理事、常务理事的变更和增补

（一）基金会理事、常务理事在任期内，调离原单位或因其他原因不能继续任理事的，原理事单位、常务理事单位可选派其他相应人选继任，但应书面报告理事会批准。同意变更的，应向全体会员公告；未提出增补申请的时限超过一年，视为自动放弃理事、常务理事资格。

（二）基金会可根据理事会员（或理事会员代表）单位数量的增加，适当增补理事、常务理事。增补理事的，由会员向秘书处申请，秘书处通过召开理事会员大会（或理事会员代表大会），由理事会员大会（或理事会员代表大会）确认后，向全体会员公告。增补常务理事的，由理事单位向秘书处申请，秘书处组织召开理事会，理事会选举确认后，由全体理事公告。增补理事、常务理事可采用通讯会议形式进行。通讯形式召开会议的，应加盖理事会员（或理事会员代表）单位公章或签字。

第十四条  副理事长、监事的变更和增补

基金会副理事长、监事在任期内，调离原单位或因其他原因不能继续担任原职务的，副理事长监事单位可选派其他相应人选继任，但应书面报告理事会员大会（或理事会员代表大会）批准。同意变更的，应向全体会员公告，并及时填写《社会团体负责人备案表》，向登记管理机关备案，并抄报业务指导单位；未提出变更申请的时限超过一年，视为自动放弃副理事长、监事资格。

基金会副理事长的增补参照第十三条进行。本会届中，不受理监事的增补。

第十五条  基金会理事长（法定代表人）的变更。基金会理事长在任期内，调离原单位或因其他原因不能继续担任理事长的，理事长应在30天内书面报告理事会或常务理事会，并推荐其他相应人选作为会长继任人选。理事会在收到理事长单位报告后，应在30天内召开理事会或常务理事会讨论研究，并提交理事会员大会（或理事会员代表大会）无记名投票选举。理事会员大会（或理事会员代表大会）通过会长变更后，本会应及时向登记管理机关报送变更法定代表人的相关材料，并将登记管理机关审批结果抄报业务指导单位。

第十六条  基金会秘书处和会员有权对其他会员提出除名要求。除名要求应当写明除名理由，并由理事会审议后，提交理事会员大会（或理事会员代表大会）表决。被提出除名的会员有权在理事会员大会（或理事会员代表大会）上提出申辩意见，也可以书面提出申辩意见。对会员的除名，须有半数以上理事会员（或理事会员代表）通过方可除名。

第十七条  登记管理机关对严重违反法律、法规和国家政策、本会章程或严重失职的负责人，可以提出罢免建议。罢免建议须以书面形式提出，并写明罢免理由。理事会在接到登记管理机关提出的罢免建议后，应进行讨论并召开理事会员大会（或理事会员代表大会）对被提出罢免的负责人进行罢免动议。被提出罢免的负责人有权在理事会员大会（或理事会员代表大会）罢免动议上提出申辩意见，也可书面提出申辩意见。罢免建议须得到全体理事会员（或理事会员代表）的半数以上表决通过方为有效。

第十八条  本制度于2021年7月24日发布和开始执行。

         第十九条  本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。原制度从新制度发布之日起废止。

重大事项报告制度

为了规范四川省索玛慈善基金会（以下简称基金会）的工作职权和工作程序，加强对基金会活动情况的监督管理，防止发生重大工作失误，根据《慈善法》、《基金会管理条例》等有关法律、法规的规定，结合基金会的工作实际，特制定本制度。

一、重大事项报告的范围

1.组织机构变更登记；

2.基金会理事会、监事会换届选举；

3.基金会理事长、副理事长、秘书长、副秘书长调整变动；

4.基金会章程的制定、修订；

5.设立办事机构、分支机构、代表机构、创办实体；

6.组织举办大型公益活动；

7.参与重大涉外活动；

8.所属人员发生严重违法违纪行为或工作中出现重大失误情况；

9.突发性事件、事故、问题；

10.基金会年度工作报告、财务报告；

11.理事长、秘书长认为必须经过集体研究决定的重要问题；

12.其他按规定需要报告的重大事项。

二、重大事项报告的程序

    发生重大事项，按照管辖范围和权限，其报告程序是：由基金会各部门主管、主任直接向分管秘书长报告-→分管秘书长审批后向理事长报告-→理事长批准后向理事会报告-→经理事会审议通过后，再按有关规定分别向业务主管部门、登记机关报告。

三、重大事项报告的原则

1.实行逐级报告制度。坚持分级负责，逐级报告的原则，凡属秘书处各个部门职权范围的工作，要各负其责，认真落实。重大问题无权决定的，要逐级报告。

2.重大事项报告可采用书面或其它形式。原则上要求事前报告，发生紧急重大事件或事前无法报告的事项，事后应及时补报。

3.对有关部门有明确要求的重大事项的报告，要按规定格式、内容和时间及时上报。

4.属职责范围内的重大事项，要及时处理、答复或上报。对上报事项要及时取得有关部门或负责人的答复或者处理意见，并按答复和意见及时做好后续工作。

5.发生重大事项因自身责任未及时报告，或处理不及时造成严重后果的，应追究当事人和部门负责人的责任。

四、附则

1、本制度于2021年7月24日发布和开始执行。

         2、本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。原制度从新制度发布之日起废止。

办公室卫生管理制度

          为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立基金会良好形象，特制定基金会办公室卫生制度。
       一、主要内容与适用范围
　　   本制度规定了办公室卫生管理的工作内容和要求，此管理制度适用于基金会办公室卫生管理与遵守。
      二、定义

          1.公共区域：包括办公室大门口、进门休息区、工位旁过道、会客室、档案室、财务室、二楼会议室、二楼小房间、一楼二楼花园、男女厕所。

          2.个人区域：包括个人办公桌及办公区域。
          3.每天都要打扫，值日小组清扫整个办公室，每天下班前打扫完所有卫生，每周一次大扫除。 

           三、制度内容

        （一）公共区域环境卫生应做到以下几点

           1.保持公共区域及个人区域地面干净清洁、无脏物、整洁。

           2.保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。

           3.保持挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁。

           4.保持二楼小房间柜子、家电干净整洁，不随意摆放其他物品。

           5.保持卫生间洗手池、便池内无污垢，地上干燥无污水，经常保持清洁，毛巾、扫把、拖把放在固定（或隐蔽）的地方。

           6.公共区域垃圾桶摆放到位，超过半桶当天必须倒掉，不可有溢满的现象，个人区域的垃圾桶袋子自己更换丢弃。

           7.保持一楼二楼花园花台、地面干净整洁，及时清理枯枝杂草，花草定期浇水。

         （二）办公室用品卫生管理制度

  1.办公桌面只能摆放个人办公必须物品，物品摆放有序，其他物品应放在个人抽屉里面。

  2.办公室公用物品如剪刀、胶带、尺子等应摆放整齐并放在固定工作区域，使用后放回原位，以免丢失或引起工作不便。
         3.电脑键盘要保持干净，下班或离开前电脑和显示屏要关闭，最后一个离开办公室的工作人员检查关闭所有门窗、电源。
        4.电热水壶、扫描仪、打印机、座机电话、文件柜摆放要整齐，保持表面干净整洁、无灰尘和废纸屑。办公室内电器线路走向要规律、美观，漏出地面的网线、电线需要做好防护防护。
          5.新进设备的包装、报废设备及不用的杂物应按规定程序予以清理。
       （三）个人卫生应注意以下几点

  1.不随地吐痰，乱扔垃圾。
           2.下班前自已整理各自办公区域，办公桌上用品摆放整齐。
           3.禁止在办公室区域内、厕所抽烟。

（四）日常卫生清扫工作安排

  1.每天下班前打扫完所有卫生。
           2.打扫范围包括擦台面、扫地、拖地板、倒垃圾等。
        3.行政事务部安排员工值日排班，组织全体员工大扫除，清扫办公区域所有地方。

（五）检查及考核

  不认真对待卫生值日的，第二天继续打扫。

（六）特别注意

 1.个人工位、副秘书长办公室、财务室由本人、本房间人员自行打扫。

 2.请所有员工,爱护公共卫生,共同营造干净、整洁、有序的办公环境。

 3.索玛是我家 卫生靠大家。

 四、制度发布

1.本制度于2021年7月24日发布和开始执行。

         2.本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。原制度从新制度发布之日起废止。

寝室管理制度

一、内务

1.保持寝室桌柜、地面、床铺等宿舍环境干净整洁；

2.做到地面无瓜皮、果壳、纸屑及其它杂物，不得向窗外乱丢物品；

3.清洁用具及厨房用具等其它物品的卫生，需使用后及时清洁，及时倒垃圾；

4.寝室内应时常做到通风换气，使室内保持空气流通；

5.禁止吸烟、喝酒、打架斗殴、聚赌等行为；

6.入住必须注意节约用水、电，做到人离灯熄、电断、水关；

7.宿舍内不得私自乱接电线插座；

8.禁止在寝室内接待外来人员，禁止留宿外来人员；

9.自觉爱护宿舍的一切设施及房屋结构布局，不准擅自改动或拆卸。

10.爱护公物，禁止在宿舍墙面乱刻、乱画、乱钉。对凡有公物损坏的宿舍，责任明确的，由责任人负责赔偿损失。责任不明的，本宿舍员工共同赔偿损失。

二、安全

1.注意防火、防盗、防电，外出随手关好门窗，切断电源；

2.上下床时注意安全，不得恶意妨碍他人，以免发生意外；

3.保管好个人物品，休息时，注意门窗关好，以防遭窃；

4.熄灯后严禁使用蜡烛照明。

三、纪律

1.住宿员工、志愿者要相互关心，相互体谅，晚归员工应保持安静，不得影响他人休息，保持寝室安静，尊重他人正常生活习惯，严禁在寝室打闹、大声喧哗；

2.使用手机、电脑时不得干扰他人休息；

3.住宿员工、志愿者未经许可不得提供钥匙及私配给非基金会工作人员者、志愿者。

4.住宿员工、志愿者未经许可不得留宿非基金会工作人员、志愿者。

5.住宿员工、志愿者搬离，不在寝室居住时，需将原有使用床上用品三件套等清洗干净，便于后续他人入住使用。

6.入住请自行保管好私人物品，如有遗失自行负责。

7.服从宿舍长对宿舍卫生的相关安排。

8.入住宿舍志愿者承担每日1元钱的水电费，按实际入住天数计算，交宿舍长该费用作为宿舍环创经费。

9.若违反以上纪律规定者，禁止再次入住。

四、附则

1.本制度于2022年2月10日发布和开始执行。

2.本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。原制度从新制度发布之日起废止。

会议和议事制度

第一条 四川省索玛慈善基金会（简称“基金会”）依据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》等法律法规、四川省索玛基金会章程，结合基金会的工作实际，特制订本制度。

第二条 基金会会议主要包括理事会会议、办公会会议、职工会会议、党组织会等会议。

第三条 理事会是基金会的决策机构，依法行使章程规定的职责。理事会每年召开2次会议，每年1月-3月之间召开一次现场会议，其他会议可以采用通讯形式召开。但在突发事件以及人力不可抗拒情况发生的条件下，可以采取网络视频会议的形式召开，通过的决议以视频录像、正规社交软件投票和截图的方式，由监事会统计是否生效和通过，并告知全体理事会成员；

召开理事会之前，理事成员因特殊紧急原因临时不能参加者，可授权自己指定的代理人，在监事会监督下，代替自己投票，但每次理事会只能使用一人次；

理事会会议由理事长，或理事长指定的副理事长负责召集和主持。有1/3理事提议，必须召开理事会会议。如理事长不能召集，提议理事可推选召集人；

召开理事会会议，理事长或召集人需提前15日通知全体理事、监事，召开的议题及资料需提前5日通知并发送到全体理事、监事处。

第四条 理事会会议须有2/3以上理事出席方能召开；理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。

下列重要事项的决议，须经出席理事表决，2/3以上通过方为有效：

（一）章程的修改；

（二）选举或者罢免理事长、副理事长、秘书长；

（三）章程规定的重大募捐、支出、投资活动；

（四）基金会的分立、合并和终止事宜。

第五条承担理事会秘书工作的指定人员负责理事会的会议记录，整理形成会议纪要的初稿，经会议主持人审定后，由出席会议人员审阅并签名；理事会会议形成决议的，应当当场制作会议纪要，并由出席理事审阅、签名。理事会决议违反法律、法规或章程规定，致使基金会遭受损失的，参与决议的理事应当承担责任。但经证明在表决时反对并记载于会议记录的，该理事可免除责任。 

第六条 基金会办公会议，一般是常务副秘书长、部门负责人参加，每月召开一次，由常务副秘书长主持，行政事务部负责通知及会议记录；当理事长、常务副理事长、副理事长、秘书长在家时，由在家领导主持。办公会议主要总结基金会各部门前一段时期的工作、研究探讨下一阶段的工作重点，并具体布置工作任务、工作内容。

第七条 基金会职工会议由全体工作人员和办公室志愿者参加，实行周会制度，一周召开一次，由常务副秘书长主持，行政事务部负责通知并做好会议记录，主要为安排一周的工作要点。

第八条 根据实际工作内容和工作重点的安排部署，基金会办公会议和职工会议可合二为一，安排在每周例会中。大家需要提交讨论的事项，应事先作好充分准备，提出意见和设想，便于在会议上及时落实、制定方案。大家应大胆工作，敢于负责。

第九条基金会党组织会议，主要以党员、积极分子、重要岗位负责人参加为主，支部书记或者被委托人主持。会议要发挥党建引领，传达学习党的先进思想和方针政策，助推基金会各项工作。

第十条 上述各项会议根据会议议程，可邀请相关人员列席旁听会议。列席人员有发言权和建议权。

第十一条 理事会议事程序

（一）确定议题。理事会之前先广泛协调，征求意见，调查研究，确定理事会议题议程；

（二）准备材料。就确定提交会议研究的问题，准备规范充分的上会材料，包括议案和论证材料等；

（三）提前通知。理事会召集人应在会议召开前15个工作日发出通知，会议议程草案及有关文件提前5日送达所有理事及监事；

（四）充分讨论。会议由理事长或召集人主持，应安排充足的时间讨论问题。

（五）逐项表决。会议由理事长或召集人视讨论议题的情况，决定是否进行表决或暂缓表决。可无记名投票或举手表决。

（六）会议决议。实行少数服从多数的决策形式，按表决意见形成会议决议。

（七）会议记录。会议记录以文字为主，会议记录须完整、详实、规范,准确反映会议决议和发言人的意见。

（八）决议执行。会议决定的重大事项，根据会议决议和领导分工，应抓紧贯彻落实和监督检查。

第十二条 办公会会议、职工会会议、党组织会会议均由主

持人根据会议目的提出议事程序。

第十三条 理事会、基金会办公会、职工大会按照实事求是的原则，实行民主集中制原则，既要充分发扬民主，又要高度体现集中，坚持科学决策、民主决策、依法决策。

第十四条 加强组织纪律，遵守会议纪律，严格保密制度，严守会议秘密。若违反纪律或泄密并造成不良影响的，一经查实，视其情节轻重给予严肃处理。

第十五条 大力倡导“团结、奉献、务实、见效”的精神。加强团结协作，确立全局观念，互相学习支持，共同做好基金会的各项工作。

第十六条 因故无法参加或无法准时参加会议者，应向会议主持人请假备案。

第十七条 制度发布和生效

1.本制度于2021年7月24日发布并开始执行。

         2.本制度经理事会审议通过后生效，本制度由索玛慈善基金会负责解释、修订。原制度从新制度发布之日起废止。

仓库管理制度

第一章  总则

仓库是基金会接收爱心物资捐赠存储重地，为确保物资的妥善存储、防护以及出库入库的高效运作，特制定本制度。

    本制度适用于在四川省索玛慈善基金会负责仓库日常管理及参与物资申请、发放、接收的所有支教老师、志愿者和工作人员。

    仓库管理工作主要为存储、出库、入库三大部分。仓库管理员应熟悉本仓库所存放物资的性质、数量、存放地点、保管办法及注意事项，并熟悉掌握本仓库的防护设施特别是消防器材的使用方法。

第二章  收货及物资入库工作说明

仓库管理员在物资接收时需做好拍照、登记工作。拍摄照片时注意光线等问题，照片务必清晰完整，方便日后反馈。

    仓库原则上当天送来的物资当天处理完毕，如有特殊最迟不得超过一个星期。仓库对已入库的物资进行分区分类摆放，不得随意堆放，如有特殊情况需在当天内完成。

    仓库管理员需严格按照《物资入库单》的流程进行作业。物资接收后入库时需填写入库单，填写时选择合适的入库单类别（类别如生活物资、体育用品、电子产品、办公用品、教学用品），务必做到每一栏信息完整，品名完整易于理解，数量真实准确，特别是入库人、登记人签名、时间等信息真实有效，方便日后核实。所有入库单一式两份，一份日常查阅核实时使用，一份整理备案。

    收到支教老师私人物品或定向捐助给个人、学校的物品要登记并单独存放，并尽快送予支教老师或捐助地点，防止混入捐助物品甚至丢失。

第三章  物资出库工作说明

    各学校需要物资时，应根据需求填写物资申领单，并按程序上报审批，然后交仓库管理员登记、取货，仓库管理员填写出库单，任何人不得在没有履行审批程序情况下随意拿取库存物资。

    仓库管理员需严格按照《物资出库单》的流程进行作业。物资出库时需做好拍照、登记工作。物资发放时需拍摄照片记录，拍摄照片时注意光线等问题，照片尽量完整的涉及所发物资的种类，车辆情况及参与人员（志愿者及物资接收者），照片务必清晰完整，方便日后反馈。

物资出库，车辆运输物资到各学校之前，需详细填写《物资出库单》《物资接收收条》，填写时务必每一栏信息完整，品名完整易于理解，数量真实准确，随车志愿者和司机联系方式务必准确完整，方便有意外情况时及时联系。送货志愿者送完货后，需把签好字的《物资接收收条》交回到物资管理员处做好存档。

物资出库，村民来仓库领物资时，需详细填写《物资出库单（旧衣物鞋子）》，特别注意集体领物资时，物资领取负责人（村民）的信息完整（含签字），照片与物资接收情况、登记信息准确对应。文件一式三份，一份物资领取负责人（村民）保管，一份仓库查阅使用，一份整理备案。

第四章  物资损坏及丢失处理办法

物资损坏、遗失时需填写《物资损失单》，请务必保证信息完整真实准确，方便日后整理核实时使用。

出现物资损坏、遗失时应及时上报，共同商讨解决方法，尽快采取补救赔偿措施，并总结经验规范管理。

第五章  物资管理及盘点工作说明

物资要分类定点存放，码放整齐，并以标签标识，以便于查找，对于错误标示及时更正。

物资在收货、点数、入库、搬运、摆放、归位、存放、储存、发货过程中遵守安全原则，做到防损、防水、防蛀、防晒等安全措施。

每周检查货物信息，如发现储位不对、帐物不符、品质问题及时反馈和处理。

每年6月、12月进行仓库盘点。仓库货物盘点由财务、仓库以及主要管理者拟定盘点计划时间表和盘点流程。盘点过程中需要所有志愿者予以配合，需入库和出库物资统一按内部盘点安排操作。盘点时保证做到盘点数量的准确性、公正性，严禁弄虚作假、虚报数据。盘点过程中严禁更换不同的盘点人员，以免少盘、多盘、漏盘等。盘点分初盘、复盘，但所有的盘点数据都需盘点人员签名确认。

仓库管理员需每日更新《物资明细表》并将入库单、出库单、物资申领单、物资接收收条等交由财务人员下账。每月5日前汇总并上报上月物资入库情况，要求数据（特别是运单号）、信息（品名、数量、照片编号等）准确完整，电子版存档，上传网站公示。

第六章  仓库的卫生及安全管理规定

仓库管理员每天都对仓库区域进行清洁整理工作，清理掉不要、不用的东西和坏的东西，并将仓库内的物资整理到指定的区域内，达到整洁、整齐、干净、卫生、合理的摆放要求。

仓库管理员需对仓库内货物摆放做出合理的摆放和规划。仓库内的规划区域要有明确标识（如：物资摆放区、安全通道、消防设施摆放区、办公区等），其中物料摆放区内要分类分小区存放，且有清楚的标识。

仓库卫生可以在仓库空闲的时间进行。仓库内保持安全通道畅通，不可有堆积物，保证人员安全。

仓库管理员需每天对库内外巡视一次，检查门窗、电源等有无异常情况，如有可疑情况应及时上报并处理。

仓库管理员需对仓库周围环境和内部要切实做好防护工作，库内严禁存放易燃易爆危险品。严禁烟火及乱接电线，以免引起火灾。

外来人员未经仓库管理人员批准不得擅自进入仓库，如因工作需要必须入库时，应严格遵守仓库管理规定。

第七章  仓库管理员的工作