四川省索玛慈善基金会财务制度  

第一章  总则

        第一条  本着对捐赠者负责，对四川省索玛慈善基金会的健康发展负责，进一步规范基金会财务管理工作，加强监督，根据《中华人民共和国会计法》《民间非营利组织会计制度》的要求，制定本制度。

第二条  本制度适用于四川省索玛慈善基金会所有业务、所有工作人员、所有志愿者，及相关人员。

第二章  财务组成、职责

本基金会设立财务部，内设财务负责人1名，会计2名、出纳1名，财务人员要树立良好的职业道德，做到依法理财、坚持原则，对基金会负责。

1、财务负责人岗位职责

1.1遵守会计法、民间非盈利组织会计制度、会计准则以及相关法律、法规，对基金会财务进行全面具体管理。

1.2建立基金会会计核算体系和制度。

1.3负责基金会财务考核和监督控制工作。

1.4制订财务工作长远规划，跟踪实施情况。

1.5负责财务部门岗位设置、人员调整工作。

1.6负责财务部门与其他部门的协调工作。

1.7监督、检查财务纪律执行情况。

2、会计岗位职责

2.1严格遵守财经纪律，执行《中华人民共和国会计法》的各项财务规章制度。

2.2在财务负责人的领导下，负责基金会的会计核算工作，承担相应的财务管理职责。

2.3做好捐赠票据的管理，严格按照票据管理制度，使捐赠使用合法、合理和规范。

2.4正确区分捐赠收入与其他收入，严格控制成本、费用，根据各个筹资项目及时、准确核算到位。正确反映出各个筹资项目核算的盈亏情况。

2.5每月现金、银行存款、库存、费用、捐赠收支等清查核对，做到账证、账表相符，发现问题及时汇报。

2.6按月编制银行余额调节表。

2.7每月将固定资产按资产规定的折旧比例计入成本。

2.8按时做好总账、分类账、各项报表及税金申报、交纳工作。

2.9按月度、年度及时、准确提供有关数据资料及编制财务会计报表，并附各项分析。

2.10积极参与各项筹资捐赠活动。

2.11负责会计凭证，账册凭证的保管及会计档案归档工作。

2.12负责设置核算账簿体系，协助各项目部及办公室建立必要的台账。（物资台账、在建工程台账等）

    2.13规范会计基础工作和核算流程，认真审核原始凭证，正确编制记账凭证，准确登账。

    2.14及时进行入库单和出库单的核对，定期在财务负责人的组织下，进行存货盘点和账账、账实核对工作，对差异事项及时作出处理。

    2.15负责往来款项的对账并加强欠款的催收工作。

    2.16负责会计凭证、账簿、财务会计报告和其他会计资料等会计档案的管理工作。

2.17负责月底与出纳的现金、银行存款的盘存与核对。

2.18月末提供相关报表：资产负债表、业务活动表、现金流量表、物资库存明细表、收入账簿（出纳提供）、四川省索玛慈善基金会（月）年度收支表、财务报表编制说明等,为基金会月末财务公开提供支撑。

2.19钉钉审核过程中，逐级提醒领导进行审批、帮助经办人完成报销，且每天查看“钉钉”上的报销事项及流程进度，以便在最快时间内完成报销。

2.20保守本基金会的秘密。

3、出纳岗位职责

3.1负责现金和银行出纳工作。严格按照国家现金管理条例和银行结算制度，办理银行往来款项和现金的收付业务，不得坐支现金和超过规定范围使用现金，不得出借账户办理结算或套取现金，严禁挪用现金和以白条抵库。

3.2根据审核制证人员编制的收付款凭证，认真审查核对原始凭证和收款凭证无误后，办理收付款手续或银行票据的签发工作。妥善保管好收付款凭证，做好原始凭证借出登记收回工作，做好凭证的及时传递工作。

3.3根据现金和银行收付的记账凭证，逐日登录现金日记账和银行日记账，并结出余额，每天终了将现金余额与库存现金相核对，将银行存款余额与账面数据核对一致，做到日清月结，账账相符，账实相符，及时交会计档案人员存档。

3.4妥善保管现金、银行票据；保险柜钥匙专人保管，不得丢失或转交他人，保险柜密码须严加保密；库存现金不得超出核定限额，超过限额的现金应当存入银行。

3.5按时提取备用金，保证日常报销所需的现金周转，正确使用各种银行结算凭证，及时办理银行收付业务，托收回单及时取回入账。

3.6加强法制观念和自身道德素质的培养，不断提高业务水平。

3.7负责办理现金、银行收、付款业务，妥善保管现金及收据等资金往来票证。

3.8办理收、付款业务时，坚持见票付款、收款开票的原则。

3.9负责员工报销和备用金管理。

3.10根据会计凭证逐笔登记现金（分收入和支出）及银行存款日记账，日清日结。每日核对库存现金，做到账实相符，出现差异及时汇报，作出处理。

3.11及时准确传递收付款单据，由核算会计进行账务处理，签章确认收付款凭证。

3.12月末与总账核对现金和银行存款余额，按规定进行现金盘点和编制银行存款余额调节表，交财务负责人审核。

3.13每日财务公示、发票及感谢状的打印和邮寄。

3.14及时到银行打印银行回单，并将银行回单和报销单据一一核对，确认转账情况后交会计做账。

3.15月末配合会计装订会计凭证，并将所有会计凭证拍摄照片，上传至基金会官网，完成每月财务报表公示。

3.16每月负责工作人员五险一金的缴纳、上账工作。

3.17每日查看“钉钉”有通过审核的单据及时制单，并通知会计复核，以便在最快时间内完成报销。

3.18统计捐赠收入，填写收入账簿。

3.19每周发一次收入账簿到会计处，对收入账簿的具体要求如下：

①含有捐款人姓名（主要表现在:能分清是企业捐款还是个人捐款）。注意：需要特殊记账的捐款企业要提前告知会计。

②收入用途上要注明用于哪个项目或指定用于某个人或未指定用途。

③每笔收入金额按各项目分配标准具体细分为：项目费、执行费、项目非定向费、管理费、行政费和爱心捐款。

④注明筹款方式：淘宝、支付宝、腾讯、线下。

3.20保守本基金会的秘密。

第三章  收入、支出管理

1、收入

1.1四川省索玛慈善基金会面对社会各界爱心人士，本着自愿的原则，自愿捐款到指定账户：

开  户  行：中国建设银行股份有限公司西昌月城支行（简称：建行西昌月城支行）

账      号：5100 1815 2080 5150 6397

支付宝账号：smcsjjh@suomahua.org.cn

联 系 电 话：0834-2507977

1.2专款专用，按照《四川省索玛慈善基金会章程》规定流程进行审批。

收入：出纳在对公账户上查询到账信息，并请示财务负责人审核开具捐赠票据信息，开票人员根据信息开具捐赠票据，会计复核捐赠票据，并于当天公布在四川省索玛慈善基金会官方网站：http://www.suomahua.org.cn/  和四川省索玛慈善基金会博客：http://blog.sina.com.cn/u/1496987860 ，节假日顺延至下一工作日公布。

1.3将相关收入的单据整理传给会计汇总、记账。

2、支出

2.1支出范围：教育发展部（索玛花支教、索玛花爱心小学、索玛生活教育等）、青少年发展部（索玛花爱心助学、大山春天计划、大凉山困境学生关爱、大凉山一帮一助学、困境儿童关爱、请帮助我读完高中、索玛助学等）、综合项目发展部（索玛花阳光午餐、扶贫救助、基建、净水助学、太阳能热水澡、关爱彝区特困老人等）、筹资发展部、行政事务部、财务人事部、索玛花小学等。

2.2现金使用范围：

零星小额支出。

2.3资金支出流程：

       （1）坚持谁开支谁负责，严格执行“一支笔”审批制度

       （2）开支报销审批程序：经办人员填写统一费用报销单（时间、经济事项、金额（大小写一致）、相关原始单据(完整、真实、有效粘贴其后）、发票等——经办人签字——主管和主任签字确认其真实性——会计签字审核票据合规性、数据准确性——财务负责人/常务副秘书长签字——出纳制单签字——会计复核转账。

（3）报账时限:所有人员尽量在经济业务完成后五个工作日内完成报账。

（4）不能白条入账，如果因特殊情况不能提供正式发票的，应作相关详细的情况说明，提供相关经办人员的资料信息（姓名、身份证号、联系方式、按手印），由主管和主任签字确认，（副）秘书长/理事长审核通过。

（5）无特殊情况，必须银行转账。特殊情况需理事长、常务理事会批准。

3、备用金的管理：

3.1概念：备用金是单位内部各部门工作人员用作零星开支、业务采购、差旅费等以现金方式借用的款项。必须做到专款专用，不得挪用和贪污，一经发现严肃处理。

3.2使用：

（1）工作人员需临时借用备用金，填写“借支单”、“费用预算单”或提交“借支情况说明”，借款人按规定的格式内容填写借款日期、借款部门、借款人、借款用途和借款金额等事项，经常务副秘书长签字同意，财务人员审核签字后的“借支单”各项内容是否正确和完整，经审核无误后才能办理付款手续。

    借款人员完成业务后应按资金支出流程办理报销手续。

（2）借用备用金的人员应及时冲账，对无故拖延者，财务部发出最后一次催办通知后还不办理者，财务部将从下月起直接从借款人工资中抵扣，不再另行通知。

（3）备用金借支不得跨年度使用，年底必须办理冲销或归还手续，不得推迟到下一年。

（4）备用金未冲账或未归还，禁止再借用备用金。如有特殊情况，需写情况说明及正规借支资料，常务副秘书长同意并签字后，方可借支。

（5）备用金的申请，由常务副秘书长签字，无需走钉钉流程。

第四章  会计档案管理

1、会计档案的建立

1.1会计凭证、会计账簿、会计报表是记录和反映经济业务的重要史料与证据，财务部必须加强会计档案管理工作的领导，建立健全会计档案的立卷、保管、调用及管理制度。

1.2记账凭证由人工统一登记编号，经审核人员审查后，定期汇总，按类装订成册，专人保管，账表必须有财务负责人、会计的签章才能存档保管。

1.3每月形成的账簿、报表都应按月打印，按科目、类别立卷，装订成册，年底送财务部档案室集中管理。

1.4做好电子档案的保存，并定期备份。

2、会计档案的管理

2.1建立会计档案保管清册，会计档案不得自行借出。如有特殊需要，经本基金会负责人批准，可以提供会计资料的查阅或复制，并办理登记手续（查看财务原始凭证记录表）。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。涉及司法案件需查阅、复印财会资料时，应事前由基金会负责人批准。

2.2各单位应当建立健全会计档案查阅、复制登记制度。

3、会计档案的保管期

    3.1分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类（会计档案保管期限表附后）。

3.2会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

3.3本制度规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本办法附表所列期限执行。

单位之间交接会计档案的，交接双方应当办理会计档案交接手续。

3.4移交会计档案的单位，应当编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容；

3.5交接会计档案时，交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人监交。交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

4、会计档案的销毁

4.1保管期满的会计档案，除本办法规定不得销毁的情形外，可以按照以下程序销毁：

由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见；

4.2销毁会计档案时，应当由档案机构和会计机构共同派员监销；

4.3监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

4.4保管期满但未结清的债权原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

4.5正在项目建设期间的建设单位，其保管期满的会计档案不得销毁。

附表：会计档案保管期限表

第五章  内部稽核

1、稽核工作的主要内容

事前稽核：即事前审核基金会的费用预算和项目成本计划，具体审核计划指标项目是否齐全、编制依据是否充分、数字计算是否正确、各项计划指标是否衔接等。稽核后提出改进意见。

事中稽核：稽核日常发生的财务收支，查验收支是否符合计划、预算的要求，是否符合有关法规和制度，如发现问题，应及时报告领导并按规定处理。

经常稽核：要经常对所有会计凭证、会计账簿和会计报表进行合法性、真实性进行查验稽核。

2、稽核工作职责分工

财务负责人：负责对财务收支计划、费用预算、成本计划执行情况及其结果进行稽核。

各岗位财务人员：负责对本岗位的原始凭证、记账凭证、账簿、报表的日常稽核。

审核人员：负责对原始凭证、记账凭证的日常稽核。

3、稽核工作基本方法

3.1原始凭证的稽核

形式上，稽核凭证名称、填制日期、单位名称、经济业务、内容摘要、数量、单价、金额、及各种签章是否齐全、手续是否完备；

内容上，稽核原始凭证列示的经济业务是否真实、正确、合法；

在稽核过程中，若发现不合规范的原始凭证，一般情况请经办人补办手续，如弄虚作假，应报请负责人处理。

3.2记账凭证的稽核

形式上，稽核填制日期、会计科目、经济业务内容摘要、借贷金额及制单人签章是否齐全、手续是否完备；

内容上，稽核凭证反映的经济业务是否真实、正确、合法，原始凭证与记账凭证是否一致，会计分录是否正确；

记账凭证稽核合格后，即可作为登记账簿的依据。

3.3会计账簿的稽核

稽核会计账簿是否按照总分类账、明细分类账、日记账设置；

稽核是否按记账规则登记账簿；

稽核是否按序时要求登记日记账；

稽核是否按规定按时结账、对账，账账、账证、账实是否相符。

3.4会计报表稽核

形式上，稽核会计报表封面的填写和签章是否齐全，应报送的种类是否齐全；

数字上，稽核年初数与上年数是否一致，本年发生数是否以会计账簿为依据，表与表之间、项目与项目之间的钩稽关系是否正确，应具有平衡关系的报表是否平衡；

内容上，稽核资金及其运用是否合理，利润形成及其分配是否合规，成本计算是否正确、真实等，报表项目填列是否齐全。

附件：1.财务报销制度

2.财务报销流程

3.各类报销单据说明

第六章  附则

本制度从2021年6月1日开始执行，原制度从新制度发布之日起废止。本制度经理事会审议通过后生效，解释权归四川省索玛慈善基金会，由财务人事部负责解释。

附件1

四川省索玛慈善基金会

财务报销制度

为了加强基金会内部管理，规范基金会财务报销行为，合理控制费用支出，特制定本制度。

第一部分  借款管理制度

　　(一) 借款人按规定填写“借支单”、“费用预算单”或提交“借支情况说明”，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）。

　　(二) 审批流程：常务副秘书长审批→财务部门复核。

       (三) 付款：

现金：凭审批后的借支单到出纳处办理领款手续，领款人必须签字；转账：出纳凭审批签字完成后的借支单转款至借支人银行卡内。

第二部分  日常费用报销制度

　  日常费用主要包括差旅费、交通费、办公费等行政费用和项目费用等。

　　(一) 报销人必须取得相应的合法票据。

(二) 填写报销单应注意:根据费用性质填写对应单据；注明附件张数；金额大小写须一致；简述费用内容和事由。

(三) 报销人进行费用报销时，提供的单据上应注明以下事项：

①支出资金的来源（即该笔支出资金具体使用的是哪个企业或个人的指定捐款，或是未用指定捐款）

②资金支出的项目

③支出资金的类型（项目费、执行费、项目非定向费、管理费、行政费和爱心捐款）。

④资金支出地点（各区、县、学校等）。

(四) 按规定的审批程序报批。

第三部分  差旅费报销制度

四川省索玛慈善基金会的钱款，均由爱心人士捐赠，本着勤俭节约、反对浪费的原则，基金会必须有效合理地使用善款，特别对工作人员、志愿者的差旅费用制定如下规定：

一、成都及省外城市出差标准

1.住宿费标准：单人住宿每天300元以内给予报销，两人住宿每天300元以内给予报销，同性出差原则上要求两人住一间，此住宿标准为报销上限，此住宿标准为报销上限，不作为补贴发给个人，按照实际发生的费用报销，超出标准部分不予报销。

2.路费标准：乘坐火车的最高标准按硬卧标准报销；汽车、

出租车、公交车费用实报实销，乘坐出租车、滴滴打车要写明事由，另乘坐滴滴需附滴滴行程单；乘坐飞机、高铁、动车由理事长批准。

3.餐费标准：按照每人每天80元的标准进行补助。

二、西昌市区出差标准

1.住宿费标准：无

2.路费标准：汽车、出租车、公交车费用实报实销，乘坐

出租车、滴滴打车要写明事由，另乘坐滴滴需附滴滴行程单。

3.餐费标准：每餐在15元以内给予报销。

三、凉山彝族自治州及其他乡镇出差标准

1.住宿费标准：单人住宿每天200元以内给予报销，两人住宿每天200元以内给予报销，同性出差原则上要求两人住一间，此住宿标准为报销上限，不作为补贴发给个人，按照实际发生的费用报销，超出标准部分不予报销。

2.路费标准：乘坐火车的最高标准按硬卧标准报销；汽车、出租车、公交车费用实报实销，乘坐出租车、滴滴打车要写明事由，另乘坐滴滴需附滴滴行程单；乘坐飞机、高铁、动车由理事长批准。

3.餐费标准：按照每人每天70元的标准进行补助。

四、报销补充说明

1.支教老师到达支教点单次的往返交通费用给予报销，其他费用由个人承担。

2.出差人员在上报的出差计划内无法完成工作需要延长的，必须重新填写出差审批单审核，人事、财务备案。

3.出差天数：上午出发，按一天计算；下午出发，按半天计算；中午12点之前返回，按半天计算；中午12点之后返回，按一天计算。

4.差旅费报销除正常单据之外，还需要有出差审批单，特殊开支根据情况按实际发生作出详细说明。要求：清晰、明了，经办人、同行人、证明人等，要有签名、留电话号码、身份证号码、按手印。

附件2

四川省索玛慈善基金会

财务报销流程

流程图 

申请人 → 主管审核 → 主任审核 → 出纳审核 → 会计审核             

分管秘书长审核 → 财务负责人 → 常务副秘书长审核 → 出纳制单 → 会计复核           

1、申请人填写报销单：(1)填写报销单时字迹工整、规范、不得涂改、一律使用黑色签字笔。(2)应附单据包括发票、采购流程、合同（协议）、收条、出差审批单、报销明细、请款单、借支单及情况说明（人物、时间、地点、事由）等。(3)收条必须有收款人、联系电话、身份证号码，并在收款人、身份证号码及收款金额处按手印。(4)差旅费需附差旅费报销单、出差审批单、差旅费报销说明、发票等。

备注：“报销部门”按实际费用产生的部门填写，报销事项按各部门实际发生填写，且每张报销单只能填写一个部门报销事项，分为：教育发展部（索玛花支教、索玛花爱心小学、索玛生活教育等）、青少年发展部（索玛花爱心助学、大山春天计划、大凉山困境学生关爱、大凉山一帮一助学、困境儿童关爱、请帮助我读完高中、索玛助学等）、综合项目发展部（索玛花阳光午餐、扶贫救助、基建、净水助学、太阳能热水澡、关爱彝区特困老人等）、筹资发展部、行政事务部、财务人事部、索玛花小学等，并找相应部门主管、主任复核签字。

2、主管复核：复核报销内容，领导是否同意、发生是否真实、费用是否合理。

3、主任复核：复核报销内容，领导是否同意、发生是否真实、费用是否合理，主管是否签字确认。

4、出纳审核：捐赠资金是否到账。

5、会计审核：(1)审核粘贴票据是否规范，如票据粘贴不规范则不予报销。(2)审核报销金额是否符合报销标准、发票是否真实、是否重复和虚假报销。(3)金额大小写填写是否正确等信息。

6、分管秘书长审核：审核相关人员审核情况

7、财务负责人：审核相关财务情况

8、常务副秘书长审核：终审。

9、出纳制单：出纳见以上人员全部签字完毕后方可制单，第一级U盾。

10、会计复核：第二级U盾。

11、第三级U盾（十万元以上）。

12、基金会所有报销流程如有审核人员不在现场签字审批，则报销流程需使用“钉钉”、微信、或者企业微信进行审批。超过两小时未审核，请及时打电话告知审核人，确认审核人知晓并督促审核，如果第一审核人联系不上，请逐层向上汇报并说明情况，完成审核。审核流程未完成，不能执行申请。

13、在购买物资、支付路费、差旅费等各项费用发生时，只能使用工作号微信、支付宝、银行卡等进行支付，并在后期报销中打印支付流水作为报销凭证（其它报销凭证按原有财务制度执行），以核实事由、费用发生金额与报销金额是否相符。

14、所有费用报销，在提交完整凭据后的五个工作日内完成。

备注：虚假报销，假一罚二。

附件3

各类财务报销说明

本着实事求是，真实反映资金的使用情况，特此说明，请各部门配合财务人员的工作。

一、差旅费报销

1、差旅费报销单  2、出差审批单  3、路费/餐费/住宿费明细单（按发生额逐笔填写）  4、路费/餐费/住宿费发票(如遇特殊情况没有发票，写情况说明并由主管签字确认，情况说明必须有：人物、时间、地点、事由等，并由参与人员、证明人等签字、留联系方式、身份证号并按手印确认。5、各项费用的付款凭证。特别说明：费用发生时，一定通过电子支付：微信、支付宝、银行卡支付，如遇特殊情况必须现金支付，需经过项目主任同意。费用报销时，需写情况说明并附现金收条。

二、物资采购报销

1、费用报销单  2、发票  3、询比议价记录  4、申购单  5、采购合同（根据合同内容附上营业执照、负责人身份证等信息）  6、物资接收单或入库单 

特别说明：1、物资采购一般情况下都需要进行询比价选出性价比最高的商家进行购买，但考虑到实际情况和操作难度，作如下规定：单价在100元以内，总价在500元以内的采购，主任在申购单上签字同意后，可以不用询比价，由主任把控购买价格。2、物资采购人员选定商品后尽量选择通过基金会公账转款给商家;线上购买（淘宝、阿里巴巴、京东......）不便公账转款的，可由经办人付款后依据平台支付截图等进行报销；无法公账转款，又不能通过第三方交易平台进行支付的采购费用，需提供付款截图（微信、支付宝等）和纸质收条作为报销凭证。

三、阳光午餐报销

1、费用报销单  2、捐赠票据/发票  3、买菜签收单  4、学生花名册（学年第一次请款及学生人数有变动时附） 5、学生就餐统计表

四、阳光午餐厨师工资

1、费用报销单  2、请款单  3、捐赠票据/发票  4、聘用厨师合同  5、厨师身份证（上面填写厨师联系电话并按手印）  6、厨师花名册及考勤表 7、工资明细表  8、厨师本人银行卡复印件  9、捐赠协议  10、学校开餐申请  11、视情况附其他资料 12、学校学生花名册（学年第一次请款及学生人数有变动时附）

五、阳光午餐厨具、餐具（参照二、三、四）

六、工程款请款（按捐赠协议的付款条件附相应资料）

1、费用报销单  2、请款单  3、捐赠票据/发票  4、施工合同5、捐赠协议  6、收条（未开捐赠票据附收条）  7、阶段验收合格报告（含监理报告）  8、如请尾款附竣工验收报告  9、审计结算资料  10、视不同情况附其他资料

七、助学款请款

（1）请款资料：1、费用报销单  2、请款单  3、请款学生明细表  4、请款学生身份证（户口簿）、银行卡、委托书原件、被委托人身份证（户口簿）、银行卡（新学期第一次请款或是学生信息有变时附）。5、涉及到集体请款，需提供带有学校盖章的学生在校证明。6、请款学生受资助资金收支明细表（该表由青少年发展部实时更新学生信息及收入信息，会计更新支出信息）。

（2）流程：青少年发展部报销人提交全套请款资料，经部门主管、部门主任依次审核签字后提交财务部门——出纳审核——会计审核——分管秘书长审核——常务副秘书长审核——审批流程完成后提交出纳制单——会计复核转账——待银行转账回单整理完毕确认转账事实后，由会计登记更新“请款学生受资助资金收支明细表”并打印出来作为原始凭证附在请款资料中作为入账依据。

八、教育发展部支教老师采购物资

1、费用报销单  2、预算表  3、发票  4、实际采购明细（经队长、支教专员、主管签字按手印确认）  5、情况说明，情况说明必须写明人物、事件、经过，并由参与人签字、留联系方式、身份证号并按手印确认 6、物资接收收条（到货说明）7、付款凭证或收条。

九、物资出入库

1、入库:发票、捐赠票据、物资明细、入库单

2、出库:申领单、出库单、物资接收单

特别说明：

一、如因特殊原因，需由他人代为报销的，可有以下3种方式处理：

1、写委托书（含双方身份证复印件、电话号码、签字按手印），委托他人代为报销，报销后的款项直接转到被委托人银行账户。

2、没有委托书，本人在报销单上签字的，报销后的款项直接转到报销人银行账户。

3、没有委托书，但报销后的款项需转到代为报销人银行账户的，则报销人需向代为报销人写收条及情况说明，并附上转账凭证。

二、金额在2000元含2000元以上的采购、培训、劳务费、运费、租赁等，需要提供协议或合同。其他的费用报销，请尽可能的提供协议或者合同，这样能减少报销环节。

三、费用发生时，一定通过电子支付：微信、支付宝、银行卡支付，如遇特殊情况必须现金支付，需经过项目主任同意。费用报销时，需写情况说明并附现金收条。

四、 如遇小金额（100元以内）采购，特殊情况没有发票，向主管申请同意后，才能购买。在报销时写情况说明并由主管、主任签字确认，情况说明必须写明：人物、事件、经过，并由参与人签字按手印确认；金额较大的费用报销，需去税务局代开发票。

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