四川省索玛慈善基金会行政管理制度

民主选举制度

第一条  为规范基金会的选举工作，保障会员依法行使民主选举权利，依据《社会团体登记管理条例》和《四川省索玛慈善基金会章程》，制定本制度。

第二条  基金会选举工作，公平、公正、公开，接受基金会广大会员监督。

第三条  基金会理事长、副理事长、理事、监事，需经会员大会（或会员代表大会）选举产生。理事人数原则上为会员（或会员代表）总人数的十分之一。本会理事人数达30名以上时，可从理事中选举产生常务理事，组成常务理事会。常务理事人数原则上为理事总人数的三分之一。

第四条  基金会换届选举工作，由上一届理事会负责。新一届理事长、副理事长、理事、监事候选人，由上一届理事会广泛征求各会员（或会员代表）意见，在充分酝酿协商基础上，由上一届理事会理事半数以上表决通过产生。若上一届理事会未能按规定产生新一届理事长、副理事长、理事、监事候选人，则应在社团登记管理机关的监督下，由上一届理事会，以无记名投票的形式直接推选候选人。有30名以上的会员（或会员代表）联名荐举，可获得候选人资格。

第五条  基金会选举采用等额选举（或差额选举），采取无记名（或举手）投票方式。对正式候选人可以投赞成票、反对票或者另选他人、也可以投弃权票。

第六条  基金会换届选举，监票人由上一届监事担任，唱票人、计票人由上一届理事会提名，全体会员（或会员代表）半数以上通过。正式候选人不得担任监票人、唱票人、计票人。

第七条  投票选举前，由上一届监事依据法规和《章程》规定，对会员（或会员代表）进行资格确认和人数核实，核准大会有效性。选举理事会，应有2/3以上会员参加方可进行；选举常务理事会，应有半数以上理事参加方可进行。

第八条  投票前，监票人应开箱示众后当众封箱。投票时，监票人、计票人、唱票人首先投票，然后监督其他代表依次投票。投票结束后，应当众开箱，并当场将投票人数和票数加以核对，做出记录。每次选举所投的票数，多于投票人数的无效；等于或者少于投票人数的有效。每一选票所选的人数，多于规定应选人数的作废，等于或者少于规定应选人数的有效。选票无法辨认的，作废票处理，废票计入选票总数。

第九条  计票结束后，监票人、计票人、唱票人应签字确认，并由监票人当场向大会宣布选举结果，并于会后报社团登记管理机关和业务指导单位备案。选票当场封存，以备查验。

第十条  以威胁、贿赂、伪造选票等不正当手段当选的，其当选无效。

第十一条  基金会理事长、副理事长、理事、监事等候选人须获得全体会员（或会员代表）的半数以上同意，方能当选。常务理事候选人须获得全体理事的半数以上选票，方能当选。

第十二条  本会法定代表人由理事长担任，并不得担任其他社会团体的法定代表人。

第十三条  理事、常务理事的变更和增补

（一）基金会理事、常务理事在任期内，调离原单位或因其他原因不能继续任理事的，原理事单位、常务理事单位可选派其他相应人选继任，但应书面报告理事会批准。同意变更的，应向全体会员公告；未提出增补申请的时限超过一年，视为自动放弃理事、常务理事资格。

（二）基金会可根据会员（或会员代表）单位数量的增加，适当增补理事、常务理事。增补理事的，由会员向秘书处申请，秘书处通过召开会员大会（或会员代表大会），由会员大会（或会员代表大会）确认后，向全体会员公告。增补常务理事的，由理事单位向秘书处申请，秘书处组织召开理事会，理事会选举确认后，由全体理事公告。增补理事、常务理事可采用通讯会议形式进行。通讯形式召开会议的，应加盖会员（或会员代表）单位公章或签字。

第十四条  副理事长、监事的变更和增补

基金会副理事长、监事在任期内，调离原单位或因其他原因不能继续担任原职务的，副理事长监事单位可选派其他相应人选继任，但应书面报告会员大会（或会员代表大会）批准。同意变更的，应向全体会员公告，并及时填写《社会团体负责人备案表》，向登记管理机关备案，并抄报业务指导单位；未提出变更申请的时限超过一年，视为自动放弃副理事长、监事资格。

基金会副理事长的增补参照第十三条进行。本会届中，不受理监事的增补。

第十五条  基金会理事长（法定代表人）的变更。基金会理事长在任期内，调离原单位或因其他原因不能继续担任理事长的，理事长应在30天内书面报告理事会或常务理事会，并推荐其他相应人选作为会长继任人选。理事会在收到理事长单位报告后，应在30天内召开理事会或常务理事会讨论研究，并提交会员大会（或会员代表大会）无记名投票选举。会员大会（或会员代表大会）通过会长变更后，本会应及时向登记管理机关报送变更法定代表人的相关材料，并将登记管理机关审批结果抄报业务指导单位。

第十六条  基金会秘书处和会员有权对其他会员提出除名要求。除名要求应当写明除名理由，并由理事会审议后，提交会员大会（或会员代表大会）表决。被提出除名的会员有权在会员大会（或会员代表大会）上提出申辩意见，也可以书面提出申辩意见。对会员的除名，须有半数以上会员（或会员代表）通过方可除名。

第十七条  登记管理机关对严重违反法律、法规和国家政策、本会章程或严重失职的负责人，可以提出罢免建议。罢免建议须以书面形式提出，并写明罢免理由。理事会在接到登记管理机关提出的罢免建议后，应进行讨论并召开会员大会（或会员代表大会）对被提出罢免的负责人进行罢免动议。被提出罢免的负责人有权在会员大会（或会员代表大会）罢免动议上提出申辩意见，也可以书面提出申辩意见。罢免建议须得到全体会员（或会员代表）的半数以上表决通过方为有效。

第十八条  本制度经理事会审议通过后生效，由理事会解释。

重大事项报告制度

为了规范四川省索玛慈善基金会（以下简称基金会）的工作职权和工作程序，加强对基金会活动情况的监督管理，防止发生重大工作失误，根据《慈善法》、《基金会管理条例》等有关法律、法规的规定，结合基金会的工作实际，特制定本制度。

一、重大事项报告的范围

1.组织机构变更登记；

2.基金会理、监事会换届选举；

3.基金会理事长、副理事长、秘书长、副秘书长调整变动；

4.基金会章程的修订；

5.设立办事机构、分支机构、代表机构、创办实体；

6.组织举办大型公益活动；

7.参与重大涉外活动；

8.所属人员发生严重违法违纪行为或工作中出现重大失误情况；

9.突发性事件、事故、问题；

10.其他按规定格式需要报告的重大事项。

二、重大事项报告的程序

    发生重大事项，按照管辖范围和权限，其报告程序是：由基金会各部门主管直接向秘书长报告-→秘书长审批后向理事长报告-→理事长批准后向理事会报告-→经理事会审议通过后，再按有关规定分别向业务主管部门、登记机关报告。

三、重大事项报告的原则

1.实行逐级报告制度。坚持分级负责，逐级报告的原则，凡属秘书处各个部门职权范围的工作，要各负其责，认真落实。重大问题无权决定的，要逐级报告。

2.重大事项报告可采用书面或其它形式。原则上要求事前报告，发生紧急重大事件或事前无法报告的事项，事后应及时补报。

3.对有关部门有明确要求的重大事项的报告，要按规定格式、内容和时间及时上报。

4.属职责范围内的重大事项，要及时处理、答复或上报。对上报事项要及时取得有关部门的答复或者处理意见，并按答复和意见及时做好后续工作。

5.发生重大事项因自身责任未及时报告，或处理不及时造成严重后果的，应追究当事人和部门负责人的责任。

6.本制度经本基金会理事会审议通过后生效、执行。

办公室卫生管理制度

　　为创造一个舒适、优美、整洁的工作环境，树立基金会良好形象，特制定基金会办公室卫生制度。
    一、主要内容与适用范围
　　本制度规定了办公室卫生管理的工作内容和要求，此管理制度适用于基金会办公室卫生管理制度。
    二、定义
    1.公共区域：包括办公场所（三个办公室）、厨房、卫生间、阳台等，每天以值日表为准轮流值日。
    2.个人区域：包括个人办公桌及办公区域。
    3.每周一次大扫除（正常情况下每周一），全体动员清扫整个办公室。大扫除时间根据情况而定。

三、制度内容

（一）公共区域坏镜卫生应做到以下几点

1.保持公共区域及个人区域地面干净清洁、无脏物、保持整洁。
    2.保持门窗干净、无尘土、玻璃清洁、透明。
    3.保持挂件、画框及其他装饰品表面干净整洁。
    4.保持厨房橱柜、家电干净整洁，不随意摆放其他物品。

5.保持卫生间洗手池、便池内无污垢，地上干燥无污水，经常保持清洁，毛巾放在固定（或隐蔽）的地方。
    6.公共区域垃圾桶摆放到位，超过半桶当天值日生必须倒掉，不可有溢满的现象，个人区域的垃圾桶袋子自己更换丢弃。
    （二）办公用品卫生管理制度

1.办公桌面只能摆放个人办公必须物品，其他物品应放在个人抽屉里面。

2.办公室公用物品如剪刀、胶带、尺子等应摆放整齐并放在固定工作区域，使用后放回原位，以免丢失或引起工作不便。
  3.电脑键盘要保持干净，下班或离开公司前电脑和显示屏要关闭，最后一个离开办公室的工作人员检查关闭所有门窗。
  4.电热水壶、灯具、打印机、传真机、电话、文件柜摆放要整齐，保持表面干挣整洁、无灰尘和废纸屑。办公室内电器线走向要美观，漏出地面的网线、电线需要用防护条防护。
    5.新进设备的包装、报废设备及不用的杂物应按规定程序予以清理。
    （三）个人卫生应注意以下几点

1.不随地吐痰，乱扔垃圾。
    2.下班员工自已整理各自办公区域，办公桌上用品摆放整齐。
    3.禁止在办公室抽烟。

（四）日常卫生清扫工作安排
    1.每天上班前打扫完所有卫生。
    2.打扫范围包括擦台面、扫地，拖地板、倒垃圾等。
    3.每周抽出一天组织全体员工大扫除，清扫办公区域所有地方。

（五）检查及考核
　　不认真对待卫生值日的，第二天继续。

（六）值日表顺序

星期一：大扫除（全体人员参加）

（注：因公出差或请假回来后再计入正常值日轮流，不补之前值日）

寝室管理规定

一、内务 

1.保持寝室桌柜、地面、床铺等宿舍环境干净整洁；

2.做到地面无瓜皮、果壳、纸屑及其它杂物，不得向窗外乱丢物品；

3.清洁用具及厨房用具等其它物品的卫生，需使用后及时清洁，及时倒垃圾；

4.寝室内应时常做到通风换气，使室内保持空气流通；

5.禁止吸烟、喝酒、打架斗殴、聚赌等行为；

6.入住必须注意节约用水、电，做到人离灯熄、电断、水关；

7.宿舍内不得私自乱接电线插座；

8.禁止在寝室内接待外来人员，禁止留宿外来人员。

二、安全 

1.注意防火、防盗、防电，外出随手关好门窗，切断电源；

2.上下床时注意安全，不得恶意妨碍他人，以免发生意外；

3.休息时，注意门窗关好，以防遭窃；

4.熄灯后严禁使用蜡烛照明。

三、纪律

1.保持寝室安静，尊重他人正常生活习惯，严禁在寝室打闹、大声喧哗；

2.使用手机、电脑时不得干扰他人休息。

另：宿舍钥匙会派发给第一位入住人，由最后一位离开者归还。

入住人请自行保管好私人物品，如有遗失由入住人自行负责。

 
 
注意：若违反以上规定，视情况进行罚款，罚款金额50—100元不等；
有严重违反者，禁止再次入住。

会议制度

为了更好地开展基金会的各项工作，加强部门之间工作的相互交流与合作，特制定基金会办公会议制度。

（一）基金会办公会议，由正副秘书长、部门负责人参加 。办公会议一般每月召开一次，由秘书长主持，行政财务部负责通知、记录及编写通报。办公会议主要总结基金会各部门前一段时期的工作、研究探讨下一阶段的工作重点，并具体布置工作任务。

（二）坚持民主集中制原则，既要充分发扬民主，又要高度体现集中，为基金会决策提供科学依据。

（三）各部门需要提交办公会议讨论的事项，应事先作好充分准备，提出意见和设想，便于在会议上及时落实、制定方案。各部门负责人应大胆工作，敢于负责。

（四）严守会议秘密，遵守会议纪律。若违反纪律或泄密并造成不良影响的，一经查实，视其情节轻重给予严肃处理。

（五）大力倡导“团结、奉献、务实、见效”的精神。加强团结协作，确立全局观念，互相学习支持，共同做好基金会的各项工作。

（六）由行政财务部负责会议考勤工作。

（七）因故无法参加或无法准时参加会议者，应以书面形式向秘书长请假，报行政财务部备案，否则作无故缺席处理。

仓库管理规定

第一章  总则

仓库系基金会接收爱心物资捐赠存储重地，为确保物资的妥善存储、防护以及出库入库的高效运作，特制定本规定。

    本规定适用于在四川省索玛慈善基金会负责仓库日常管理及参与物资申请、发放、接收的所有支教老师和志愿者。

    仓库管理工作主要为存储、出库、入库三大部分。仓库管理员应熟悉本仓库所存放物资的性质、数量、存放地点、保管办法及注意事项，并熟悉掌握本仓库的防护设施特别是消防器材的使用方法。

第二章  收货及物资入库工作说明

仓库管理员在物资接收时需做好拍照、登记工作。拍摄照片时注意光线等问题，照片务必清晰完整，方便日后反馈。

    仓库原则上当天送来的物资当天处理完毕，如有特殊最迟不得超过一个星期。仓库对已入库的物资进行分区分类摆放，不得随意堆放，如有特殊情况需在当天内完成。

    仓库管理员需严格按照《物资入库单》的流程进行作业。物资接收后入库时需填写入库单，填写时选择合适的入库单类别（类别如生活物资、体育用品、电子产品、办公用品、教学用品），务必做到每一栏信息完整，品名完整易于理解，数量真实准确，特别是入库人、登记人签名、时间等信息真实有效，方便日后核实。所有入库单一式两份，一份日常查阅核实时使用，一份整理备案。

    收到支教老师私人物品或定向捐助给个人、学校的物品要登记并单独存放，并尽快送予支教老师或捐助地点，防止混入捐助物品甚至丢失。

第三章  物资出库工作说明

    各学校需要物资时，应根据需求填写物资申领单，并按程序上报审批，然后交仓库管理员登记、取货，仓库管理员填写出库单，任何人不得在没有履行审批程序情况下随意拿取库存物资。

    仓库管理员需严格按照《物资出库单》的流程进行作业。物资出库时需做好拍照、登记工作。物资发放时需拍摄照片记录，拍摄照片时注意光线等问题，照片尽量完整的涉及所发物资的种类，车辆情况及参与人员（志愿者及物资接收者），照片务必清晰完整，方便日后反馈。

物资出库，车辆运输物资到各学校之前，需详细填写《物资出库单》、《物资接收收条》，填写时务必每一栏信息完整，品名完整易于理解，数量真实准确，随车志愿者和司机联系方式务必准确完整，方便有意外情况时及时联系。送货志愿者送完货后，需把签好字的《物资接收收条》交回到物资管理员处做好存档。

物资出库，村民来仓库领物资时，需详细填写《物资出库单（旧衣物鞋子）》，特别注意集体领物资时，物资领取负责人（村民）的信息完整（含签字），照片与物资接收情况、登记信息准确对应。文件一式三份，一份物资领取负责人（村民）保管，一份仓库查阅使用，一份整理备案。

第四章  物资损坏及丢失处理办法

物资损坏、遗失时需填写《物资损失单》，请务必保证信息完整真实准确，方便日后整理核实时使用。

出现物资损坏、遗失时应及时上报，共同商讨解决方法，尽快采取补救赔偿措施，并总结经验规范管理。

第五章  物资管理及盘点工作说明

物资要分类定点存放，码放整齐，并以标签标识，以便于查找，对于错误标示及时更正。

物资在收货、点数、入库、搬运、摆放、归位、存放、储存、发货过程中遵守安全原则，做到防损、防水、防蛀、防晒等安全措施。

每周检查货物信息，如发现储位不对、帐物不符、品质问题及时反馈和处理。

每年6月、12月进行仓库盘点。仓库货物盘点由财务、仓库以及主要管理者拟定盘点计划时间表和盘点流程。盘点过程中需要所有志愿者予以配合，需入库和出库物资统一按内部盘点安排操作。盘点时保证做到盘点数量的准确性、公正性，严禁弄虚作假、虚报数据。盘点过程中严禁更换不同的盘点人员，以免少盘、多盘、漏盘等。盘点分初盘、复盘，但所有的盘点数据都需盘点人员签名确认。

仓库管理员需每日更新《物资明细表》并将入库单、出库单、物资申领单、物资接收收条等交由财务人员下账。每月5日前汇总并上报上月物资入库情况，要求数据（特别是运单号）、信息（品名、数量、照片编号等）准确完整，电子版存档，上传网站公示。

第六章  仓库的卫生及安全管理规定

仓库管理员每天都对仓库区域进行清洁整理工作，清理掉不要、不用的东西和坏的东西，并将仓库内的物资整理到指定的区域内，达到整洁、整齐、干净、卫生、合理的摆放要求。

仓库管理员需对仓库内货物摆放做出合理的摆放和规划。仓库内的规划区域要有明确标识（如：物资摆放区、安全通道、消防设施摆放区、办公区等），其中物料摆放区内要分类分小区存放，且有清楚的标识。

仓库卫生可以在仓库空闲的时间进行。仓库内保持安全通道畅通，不可有堆积物，保证人员安全。

仓库管理员需每天对库内外巡视一次，检查门窗、电源等有无异常情况，如有可疑情况应及时上报并处理。

仓库管理员需对仓库周围环境和内部要切实做好防护工作，库内严禁存放易燃易爆危险品。严禁烟火及乱接电线，以免引起火灾。

外来人员未经仓库管理人员批准不得擅自进入仓库，如因工作需要必须入库时，应严格遵守仓库管理规定。

第七章  仓库管理员的工作态度及作风

仓库管理员应该培养良好的工作态度和作风，形成良好的工作习惯，要求做事细心、认真、负责、诚实、有良好的团队意识及道德。

第八章  附则

各学校需要物资应由负责人统计后将信息发到物资负责人处，然后进行汇总，交仓库负责人登记。凡仓库有的由仓库领取，仓库没有的物资需要到市场上购买的报负责人，负责人根据情况上报并做市场询比价购买。支教老师需要的个人物品在购买时先行垫支，送达后凭票据向个人收取。不经批准不得私自购买物品。

根据组织发展的不同阶段，仓库管理经验的日益丰富，出于完善管理、推动仓库科学有效运作的目的，不断完善本规定。

本条例自2013年4月1日起施行。

档案管理制度

第一章  总则

第一条  为了加强四川省索玛慈善基金会各类文件、文书及重要资料的收集、整理、建档和保管，切实提高本基金会文书档案的综合利用效率，特制定本制度。

第二条  为加强四川省索玛慈善基金会的档案管理工作，提高归档的质量，充分发挥档案在反映四川省索玛慈善基金会主要职能活动和基本历史面貌的查考和凭证作用，根据四川省索玛慈善基金会实际工作情况制定本制度。

第三条  本制度所称档案是指四川省索玛慈善基金会在业务和管理活动中直接形成的具有保存价值的各种文书材料、照片等形式的历史记录。

第四条  本制度的管辖范围不包括人事档案管理和财务档案管理。人事档案管理办法和财务档案管理办法另行制定。

第二章  管理机制

第五条  四川省索玛慈善基金会档案工作实行分管领导负责制，建立以综合档案室为核心、各部门兼职档案员为基础的档案管理体系。

第六条  行政财务部负责本基金会的档案管理工作（人事、财务档案按规定由人力资源部、财务部门独立归档保管）。

常务副秘书长为档案管理的主管领导。档案管理的主要职责是：

（一）制订四川省索玛慈善基金会档案管理制度和实施办法，并负责监督、指导和检查执行情况。

（二）负责四川省索玛慈善基金会各类档案、文件资料的接收、整理、分类、保管、利用、统计、鉴定和移交。

（三）负责监督指导各部门日常文件整理工作，组织完成四川省索玛慈善基金会文件材料的立卷、归档，及必要的档案管理业务培训。

各部门档案管理的主要职责是：

（一）确定兼职档案管理员。

（二）负责本部门文件收集、整理、分类等工作。

（三）接受行政财务部指导，完成本部门文件材料的归档交接工作。

第七条  四川省索玛慈善基金会统一举办的、涉及多部门参与的大型活动、培训等综合性工作，应由主要牵头部门制作专题档案。没有牵头部门的，由负责此项工作的分管领导指定部门收集整理。专题档案应在此项工作结束后一个月内整理完成，并移交行政财务部。

第八条  档案工作实行项目部负责制。部门档案整理以年度为单位，每年末，各个项目主任提出档案整理清单，报分管领导审批后，由各部门兼职档案员负责整理，

第九条  档案工作列入四川省索玛慈善基金会各部门的年度工作计划，明确档案管理人员和各部门兼职档案员的岗位职责，并保持档案管理人员的相对稳定。

第三章  管理规范

第十条  归档范围

鉴于四川省索玛慈善基金会的工作现状，需要归档的文件材料包括以下几个方面：

（一）人力资源管理，包括人力资源管理制度、机构领导人信息、人事任免文件、员工名册、统计、支教老师及志愿者的个人信息等资料。

（二）综合管理，包括内部管理规章制度,四川省索玛慈善基金会及各部门工作计划、工作总结、项目报告等文件资料，以及大事记、通讯、宣传册、年度工作报告、重要的电话记录、公章使用等信息资料。

（三）资助管理，包括各类资助管理制度、资助方信息、资助项目文档、资助项目评估报告、资助统计分析等资料。

（四）捐赠管理，包括捐赠管理制度、捐赠方信息、捐赠项目评估报告、捐赠统计分析等资料。

（五）合同协议，包括四川省索玛慈善基金会与合作单位或个人签订的关于捐赠、合作、委托、承办等事项的协议书、合同书等。

（六）往来文件，包括四川省索玛慈善基金会与外部单位形成的各种往来文书，外单位重要往来文件等。

（七）培训，包括培训报告、评估报告等。

（八）宣传活动，包括各类宣传、培训的策划方案、总结评估报告，以及在活动中形成或采集到的影像、图片等材料。

（九）财务管理，包括财务管理制度、会计政策、年度财务收支审计报告、财务统计分析等资料。

（十）会议，包括四川省索玛慈善基金会理事会会议、各部门工作会议等资料。

第十一条  整理原则

四川省索玛慈善基金会文件实行“双套制”归档，即纸质文件归档时，应同时归档其对应的电子文件（包括扫描件）。归档率、完整率、合格率均应达到95%以上，以便利用查考。在纸质文件归档时，按照“部门名称缩写（大写字母）—项目名称（中文）—名称、数量—档案主题”的分类方案整理，将所有档案按照第七条的分类进行整理。其中，“其他类”仅为暂时存放难以归类的文件所用，不作为正式归档类别。资料归档的同时应建立档案目录登记表，注明档案内各项资料名称、数量等相关信息，附在档案盒内。若涉及档案查看、外借及归还等，应如实登记在册，专人专管，避免出现档案遗失现象。

整体档案分类体系呈现如下结构：

档案分类体系

第十二条  应根据实际工作情况，编制科学、完整、相对固定的分类方案。同级类目的分类标准应保持一致，避免项内文件重复和交叉的情况出现。若出现归属不明确的文件，可暂时放入“其他类”，待分类明晰后转入所属类目。

第十三条  各类文书档案归档范围、不归档范围、保管期限和整理细则，按照《四川省索玛慈善基金会档案管理规范》执行。

第十四条  档案接收

各部门应做好日常文件整理工作，及时归档，保质保量按时交接。综合档案室应在各类档案管理规范规定的时间内接收档案，并办理交接手续。

第四章  电子文件管理

第十五条  电子文件命名和目录格式必须规范，以便查考和计算机辅助检索。以对应的纸质文件分类归档模式设置文件夹及其层次。

第十六条  电子文件以不可擦写的电子介质存储，应有备份，分开保管，并注明相应的纸质档案档号。

第五章  保管和利用

第十七条  档案存放位置标识清楚，便于查找。

第十八条  档案管理人员必须经常检查档案保管情况，及时修复破损、变质档案。

第十九条  应建立档案借阅制度与公开保密制度，提供便捷的信息资源检索工具，进行档案信息公开和合理封闭。

第二十条  根据四川省索玛慈善基金会发展需要开展档案编研，为各项活动提供必要的档案信息资源。

印章管理制度

一、总则

第一条  为了加强四川省索玛慈善基金会各类印章的使用与管理，确保在各项工作中严格、准确地使用印章，特制定本规定。

二、印章管理

第二条  本基金会现有：四川省索玛慈善基金会公章、财务专用章、法人章、索玛花支教章及索玛花爱心助学章各一枚。

第三条  基金会公章由行政财务部出纳保管，由理事长或常务副秘书长审批同意后方可盖章。

第四条  法人章、索玛花支教章由理事长保管使用，或由理事长以书面形式分别授权指定专人负责保管与使用。

第五条  索玛花爱心助学章由常务副秘书长保管使用，或由理事长、常务杜秘书长以书面形式分别授权指定专人负责保管与使用。

第六条  财务专用章由行政财务部会计保管，由理事长或常务副秘书长同意后方可盖章。

第七条  凡被授权指定的所有印章保管人员，要认真履行职责，妥善保管印章，严格按规定的审批程序和权限范围使用印章，并及时做好用印登记；若因工作变动或特殊情况，需移交印章使用及保管责任，必须经领导批准，并严格办理交接手续。

三、印章的使用范围

第八条  四川省索玛慈善基金会印章，代表着本基金会的最高权力，具有绝对的权威性、严肃性和法律效力。主要用于：向上级机关和上级领导呈报的请示、报告、重要信函、汇报材料及对外发布的公告、通告等重要公文；对下属机构和部门发出的决定、决议、意见、规定、通知、批复及人事任免等重要文件；对同级机关、单位、捐赠企业单位、捐赠个人签署的协议或发出的重要信、函等公文。

第九条  四川省索玛慈善基金会财务专用章和理事长法人名章，也是本基金会的法定印章。主要用于财务会计业务的相关文书、报表、票据、协议等。

第十条  所有各类印章，必须严格在明确界定的职能和范围内使用。

四、用印审批权限

第十一条  使用四川省索玛慈善基金会印章，应由常务副秘书长或理事长审批后，再找行政财务部出纳盖章。

第十二条  使用四川省索玛慈善财务专用章，经财务负责人审批后，再找行政财务部会计盖章。

第十三条  使用理事长法人名章，应由理事长本人或受权委托人盖章。

第十四条  使用索玛花支教章，应由理事长本人或受权委托人盖章。

第十五条  使用索玛花爱心助学章，应由理事长或常务副秘书长本人或受权委托人盖章。

五、用印手续

第十六条  凡属以基金会名义和秘书处名义发文及发函的重要文件、文书等正式公文，均以领导批示的《印章、公章使用说明记录表》为据付印。

第十七条  凡属各类合同、协议、授权书、委托书、证书、介绍信、财务会计报表、票据等非正式公文及材料，一律填写《印章、公章使用说明记录表》，按审批权限报领导批准后付印。

第十八条  各类印章付印后，印章管理人员必须及时认真进行用印登记，以备待查。

六、用印规则

第十九条  印章管理人员要严格坚持按审批权限用印，对手续不完备或不符合使用范围及审批权限的，印章管理人员有权拒绝用印。

第二十条  凡正式公文需用印章时，印章管理人员应认真核查公文签发原件，确认无误后按要求予以盖章。除盖章外，印章应与发文部门名称一致。

第二十一条  非正式公文或签发各类证书、证明、介绍信等须用印时，应严格按照用印审批权限执行。

第二十二条  所有空白介绍信和空白票据一律不予用印。

第二十三条  严禁向非本会人员出具盖有基金会或秘书处印章的证明、介绍信等。

七、印章的刻印和报废

第二十四条  由于工作需要增设相应机构，须刻制印章时，必须按照审批权限，经领导签批后，由行政财务部统一办理。印章制成后，须经行政财务部验查（备案），并正式行文启用。

第二十五条  由于机构变动而停止使用或损坏报废的印章，必须及时上报领导批准后，一律交行政财务部会同印章管理人员统一封存或销毁，不得继续使用或自行处理。

第二十六条  对违反规定使用印章或因印章保管、使用不当而造成不良后果和损失的，将视其情节，追究当事人的相关责任。

自媒体管理的规定

为了严格加强四川省索玛慈善基金会官方网站的信息及所有基金会宣传内容的发布与管理，现就有关事项作出如下规定：

1、秘书处各职能部门凡在基金会官方网站上发布任何信息，必须按程序逐级向秘书长申报审批后，再由理事长最终审签。

2、凡未经理事长亲自审签批准的任何信息，一律不允许在基金会自媒体网站上发布。

3、已按程序审签批准的信息一经发布，任何部门、个人及网站工作人员不得擅自删改、补充其发布内容。

4、若发现任何部门、个人及网站工作人员不按规定程序获得理事长亲自审签批准而在基金会自媒体网站上发布任何信息，视为严重违规论处；由此引起的任何法律责任，一律由当事人承担。

5、本规定从下发之日起执行。

办公室员工着装及行为规范管理条例

《员工着装管理条例》是强制性的规章制度，所有员工必须严格遵守，以保证基金会各项管理工作有序、高效地开展，确保员工安全，提升基金会形象，促进精神文明建设。

第一条  为树立和保持基金会良好的社会形象，进一步规范化管理，本基金会员工应按本管理条例的要求着装。

第二条  员工在上班时间内，要注意仪容仪表仪态，总体要求是：得体、大方、整洁。具体要求如下：

（一）仪容要求

1.要面带微笑，和蔼可亲，表情真切，保持情绪饱满，精神愉悦；

2.要聚精会神，注意倾听，不要没精打采或漫不经心；

3.要沉着冷静，做事不慌张；

4.要神色坦然，轻松，自信，不要紧锁眉头，满目愁云。

（二）仪表要求

1.穿整洁干净的服装，纽扣要齐全，并扣好，不可敞胸露怀，衣冠不正，不能将衣袖、裤子卷起；

2.要经常修剪指甲，不留长指甲，男士不留长发，女士不留怪异发型，头发要梳洗整齐，不披头散发，前发不遮眼，后发不过肩，如果是长发，要求束发、盘发或辫发，不能随意披发；

3.注意个人卫生，指脸部卫生，口腔卫生，男士坚持每天剃刮胡须，鼻毛不准出鼻孔，手要保持清洁，勤洗澡防臭汗，上班前不吃有异味食品及不喝酒或含酒精的饮料；

4.女士上班不得浓妆艳抹，不准佩戴夸张饰品，不得使用香味浓烈的香水。

（三）仪态要求

1.站立要端正，挺胸收腹，眼睛平视，嘴微闭，面带笑容，双臂自然下垂，身体不可东倒西歪，男士站立时双脚与肩同宽；

2.就坐时姿态要端正，上班时间不准东倒西歪、趴桌子睡觉；入座时要轻缓，上身要直，人体重心垂直向下，腰部挺起，起身时，椅子要归原位；

3.入座时严禁不雅举止，禁止前俯后仰，摇腿翘脚；

4.严禁在同事或其他伙伴面前双手抱在胸前，跷二郎腿或半睡半坐；

5.行走快捷，避免脚步迟缓、拖拉，避免鞋跟发出响声。

第三条  员工在规定的地点与规定的时间内应本着统一和谐、端庄、整洁、大方的着装原则开展工作，具体着装要求：

1.员工上班应按照规定着工作马甲，不得穿奇装异服；

2.员工上班期间、外出参加活动时必须佩带工作胸牌；

3.员工上班不得穿拖鞋进入办公区域；

4.男员工上班着长裤，不得穿紧身裤和短裤；

5.女员工上班不得着袒胸露背、无袖等服装，不得着超短裙、超短裤（膝盖上方与裙距不得超过7cm），不得着奇装异服及透明、网透等服装。

第四条  员工礼仪要求

1.同事间、上下级相互问好，道安，称同事为“老师”；

2.与其他人同行至门前时，应主动开门让其先行，不能自己抢先而行，上下楼时应右侧同行，主动为其他人让路；

3.欲进房间要先敲门，听到应答再进，切记用拳头或手掌敲门；

4.有宾客来访，接待人员应将宾客引到接待室，为宾客倒茶，并及时联系有关部门和人员。

5.准时参加会议。会议期间，将手机关闭或调节至震动状态，有电话进来，应轻轻行至会议室外接听。

6.接听电话，应在电话声响三声之内接起电话，首句规范用语：“您好，四川省索玛慈善基金会工作人员XXX”或“您好”，通话时使用礼貌用语，简明扼要，不得在电话中闲聊；

7.在同事、宾客面前应禁止各种不文明的举动，如吸烟、吃零食、掏鼻孔、剔牙齿、挖耳朵、打喷嚏、打哈欠、修指甲、伸腰、脱鞋等；

8.在公共场所不得随意吐痰、扔果皮、纸屑、烟头或其他杂物；

9.在公共场合应保持安静，不在同事、宾客面前大声喧哗、打闹、吹口哨等。

第五条  员工违反本规定的，除通报批评外，每次乐捐20元，作为员工公用经费，一个月违反3次以上，扣除绩效奖金30%。

第六条  各部门负责人应认真配合、督促下属员工遵守本规定，一月累计员工违反本规定人次超过三人，该负责人应罚款200元。

第七条  本条例自2019年8月10日起执行。

车辆管理制度

一、目的

    为保障四川省索玛慈善基金会项目部工作人员及志愿者的行车安全，促进公益事业的发展，强化内部管理、规范工作秩序，特制订本制度。

二、适用范围

本项目部所有全职工作人员及志愿者。

（一）车辆

1.车辆由行政财务部统一管理，各部门用车需由部门负责人向行政财务部申请，履行用车程序后，由行政财务部统一调配派车。（附表一《车辆使用申请单》，附表二《用车登记表》，附表三《车辆状况表》）

2.用车程序：用车申请人填写《车辆使用申请单》    相关手续齐全    提交行政财务部    出示驾驶员驾照    填写《用车登记表》   领取车钥匙和车辆行驶证    检查车辆安全，如有问题及时上报   使用完毕，检查车辆安全情况，洗车，加满油    车钥匙和车辆行驶证交回行政财务部    填写《车辆状况表》    完善《车辆使用申请单》。

3.车辆必须由专业驾驶员驾驶，驾驶员信息要备案，严禁私自将车借给他人使用。 

4.非基金会工作人员用车由基金会理事长批准后方可安排。 

5.非工作情况原则上不予派用。基金会员工个人用车或其他组织和个人借车必须报请理事长批准。 

6.下班后车辆应停放在指定位置。除特殊情况，并领导有明确指示或要求外，驾驶员可以自行停放。但务必确保车辆安全，如有损失责任自负。   

7.行政财务部必须加强对车辆的管理掌握好出车去向，用车实行登记管理。行政财务部要每月对各车里程及油料核实统计上报一次。   

（二）车辆维护及维修 

1.入库所有车辆必须保持整洁、完好、安全，洗车实行定点。司机开车前必须检查车辆安全情况，发现问题及时上报。每辆车长途使用后，驾驶员必须清洁车辆，并加满油。严格执行“用车程序”。司机换车时要保证车辆清理卫生，日常车辆清洁由行政财务部负责。

2.车内严禁吸烟,驾驶员在车辆行驶中不能接打电话，如有违反，违者每次罚金10元。

3.爱护车辆，在颠簸的山路一定要缓慢行驶。

4.维修车辆和购置车内设施必须先报告，经批准后方可实施。

5.车辆修理一般在定点修理厂进行。    

6.所有维修工作均应遵循基金会程序。填写《车辆维修申请及完成单》   相关领导审批     维修完成完善《车辆维修申请及完成单》   文件归档（包括维修清单复印件，被更换零件照片，发票复印件和《车辆维修申请及完成单》等。出差前车辆要做好检修工作，出差中途如有车辆必须修理，应及时向该部门分管负责人、直管部门报告，按照审批权限经批准后可在指定维修站(厂)实行简单维修，维修必须附有清单，如有换件必须交旧件。报销时随车领导或该部门主管必须在票据上签字。及时补全《车辆维修申请及完成单》，并和维修清单一起上报行政财务部。（附件四：《车辆维修申请及完成单》）

7.车辆维修金额权限： 

8.车辆不得超标准进行内部装饰。车辆设施购置应填写《设施购置申请单》，经批准后方可进行。（附表五《设施购置申请单》）   

三、车辆油耗 

1.车辆加油，凭票报销，票上加油时间要在出差审批单时间期间。

2.驾驶员必须保证里程表正常运行，出现异常必须及时报告。驾驶员使用车后将车辆行驶里程数填报给行政财务部备查，必须每月定时对里程表进行检测，做到车、油、里程应基本相符。   

四、奖惩 

3.下列情况下发生肇事造成的经济损失由驾驶员自行负担：

（1）无证驾驶或酒后驾驶； 

（2）未经批准私自出车或私自将车借予他人使用者； 

（3）违反交通规则引起的交通肇事； 

（4）违反交通规则或不按指定地点停车造成车内贵重物品和现金等被盗。 

4.如有车辆或其他损失，不经交警和有关部门裁决，私自解决，费用自理并不得在基金会报销。 

5.驾驶员本人非违规驾驶造成人身和财物损失的按《中华人民共和国道路交通安全法》执行。 

6.意外事故或不可抗拒原因造成的车辆事故受损有基金会酌情研究处理 。

7.不经审批的维修、购置、整容装饰和换胎、补胎以及超审批范围的各类事项，所发生的一切费用由驾驶员自理。

8.设立车辆安全奖。对模范执行本制度、工作成绩显著、安全行车无事故者，按每月50元标准给予奖励，年终兑现，对照本规定由基金会理事长、常务副秘书长和各部门主管根据用车出勤等情况，进行综合评比确认后，实施奖励。

基金会将对违反本规定、违规违章驾驶、事故、造成车辆维修等行为，根据不同程度给予处罚：扣除本月绩效和年终奖金。

扩展资料：

车辆管理制度是为了使车辆管理统一化，制度化，合理有效的调配和使用各种车辆，最大限度的节约成本，最真实的反应车辆的实际情况。尽可能的发挥最大经济效益并对基金会所有车辆的保养和维修进行控制，以确保车辆安全、良好的运行。

第十四条  使用人意图虚伪欺瞒而产生与因公遗失(或无修理价值时)相同的结果，或擅自当卖借第三人使用等情事时，除依法严办外，应按残价(损失)一次偿还。

第十五条  机动车违反交通规则罚款概由使用人负担，但业务用货车因公务行驶而违反交通规则，如属人为过失其罚款概由当事人负担，如其原因可归属于基金会时其罚款由公司负担。

第十六条  各种车辆如在公务中遇不可抗拒的车祸发生，除向附近警察机关报案外，并须即刻与基金会负责人联系，并即通知保险公司办理赔偿手续。

第十七条  本办法呈准后实施，修改时亦同。

本制度全体工作人员认同后签字按手印后，从即日起生效。

签字：

四川省索玛慈善基金会

2019年11月1日

附表一            

《车辆使用申请单》

日 期

申请部门

用车申请人

主 管

用车类型

用 车 理 由

地 点

计划天数

备 注

附件二             

《用车登记表》

附表三

《车辆状况表》

用车日期

姓名、电话

车 牌

里程表数

洗 车

加满油

主管签字

始：

终：

始：

终：

故障说明1：

故障说明2：

故障说明3：

故障说明4：

故障说明5：

故障说明6：

附表四

           《车辆维修申请及完成单》 编号：SMSW-001

修理日期

车 牌

里程表数

维修人

维修人电话

申请主管签字

验收主管签字

完成日期

验收人

验收人电话

合计费用

备注：

更换零件

零件价格

工时费

保修期

故障1

故障2

故障3

故障4

故障5

故障6

捐赠物资管理制度

第一章  总则

为加强四川省索玛慈善基金会（以下简称基金会）接收社会捐赠物资的管理，维护社会捐赠物资的安全与完整，规范使用捐赠物资，确保捐赠人和受助人的合法权益，根据《中华人民共和国公益事业捐赠法》和基金会实际，特制订本制度。

捐赠物资是指企事业单位、社会团体和个人向基金会无偿捐赠，用于抗震救灾、救助困难群众、支持公益事业发展的非货币性的捐赠资产。

物资的捐赠分为定向捐赠和非定向捐赠。定向捐赠是指捐赠人与本基金会约定，对某一特定对象或群体以及公益慈善项目实施的捐赠。非定向捐赠是指捐赠人对所捐物资不指定资助对象，由基金会统筹使用的捐赠。

捐赠物资，应与捐赠人签订《捐赠协议》，写明捐赠物资的名称、价格、种类、质量、数量、金额、交付时间、用途等。

捐赠物资实行统一管理，行政财务部是捐赠物资接收管理的职能部门，负责捐赠物资的接收、管理、发放、调剂、统计、公示、反馈等工作；财务部负责捐赠物资管理的监督工作。

第二章  捐赠物资的接收

（一）接收捐赠物资的种类：

①生活用品类（粮食、食品、食用油、饮用水、饮料、服装和被褥、家电、家具、生活器具等）；

②医疗用品类（药品、医疗设备和医疗器械等)；

③车辆和各种机械设备；

④教育、文化娱乐、体育健身、环保、办公设备和用品；

⑤不动产和有价证券；其它物资和财产等。

（二）捐赠物资的使用范围：

①帮助贫困地区家庭解决衣、食、住、医等问题；

②帮助贫困地区学校完善教学环境、更新教育资源；

③根据捐赠者的意愿，资助困难学生、家庭有关的项目；

④根据捐助人的意愿，进行的其他资助活动；

⑤捐赠人捐赠的物资必须是自身有处置权的合法财产；

⑥捐赠物资是公有财产的，要办理有关审批手续。

第三章  捐赠物资入库管理

接收的捐赠物资要分类登记造册，财务部建立账目，做到账目清楚，及时准确，手续完备，记录完整，账实相符，每月核对一次，每半年盘点物资。

捐赠人提供物资购买的发票，基金会应当按照发票上标明的金额作为入账价值，并给捐赠人开具公益事业捐赠票据和感谢证书；如未提供购买物资的发票，基金会应当给捐赠人提供物资接收证明和感谢证书。

    物资管理员在物资接收时需做好拍照、登记工作。要求拍物流运单号、物资打开前、后的照片，拍摄照片时注意光线等问题，照片务必清晰完整，并上传官网公公示和向捐赠人做反馈。

    物资管理员需严格按照物资入库的流程进行作业。物资接收后入库时需填写入库单，填写时选择合适的入库单类别（如生活物资、体育用品、电子产品、办公用品、教学用品），务必做到每一栏信息完整，品名完整易于理解，数量真实准确，入库人、登记人签名、时间等信息真实有效，方便日后核实。入库单一式两份，一份日常查阅核实使用，一份整理备案。物资管理员及时与会计人员核对入账信息。

    收到支教老师、志愿者私人物品或定向捐助给个人、学校的物品要登记并单独存放，并尽快送予支教老师、志愿者

或捐助地点，防止混入捐助物品甚至丢失。

第四章  捐赠物资出库管理

    捐赠物资的使用要严格遵守捐赠协议，按捐赠人的意愿使用。定向捐赠的物资，应严格发放给指定受益人，定向捐

赠物资如需改变用途的，须征得捐赠人同意。非定向捐赠物资由基金会按捐赠人意愿统一调剂使用。   

    捐赠物资出库时，经办人持部门主管及主任审批后的出库申请，与物资管理员共同办理出库，现场清点物资及数量，由物资管理员填写物资出库单，经办人确认签字；由经办人或代办人填写物资接收单明细，待受益人收到物资后签字确认，交回物资管理员，做好存档。任何人不得在没有履行审批程序况下随意进入仓库。对不易储存、运输和超过实际需求的捐赠物资，可以与捐赠人协商，通过拍卖或其他方式变现。变现收入视同捐赠款项进行管理，其拍卖费用冲减捐赠款。用于捐赠目的，不得挪作他用。腐烂变质或超过保质期不能使用的捐赠物资，由行政财务部提出处理意见，报秘书处和理事长审批。拍卖物资变现后，按照捐赠人的意愿使用有剩余的，在尊重捐赠人意愿的前提下，可将剩余变现款充实本会基金，或用于类似的慈善项目。捐赠物资在发放或使用过程中，应拍照记录，上传官网公示，并向捐赠人做反馈。

第五章  监督检查

    基金会接收和使用社会捐赠物资情况，在基金会官方网站上进行公示，接受社会各界的监督。

 在捐赠物资的接收和使用方面，基金会将自觉接受主管部门、审计部门、监察部门的审计与监察，审计结果及时向社会公布。

捐赠人有权向捐赠受益者查询捐赠物资的使用、管理情

况，并提出意见和建议。对于捐赠人的查询，捐赠受益者应当如实答复。

第六章  法律责任

捐赠人须认真履行捐赠协议，应按照捐赠协议约定的期 限和方式将捐赠物资转交基金会。对不能按时履约的，应及时向基金会说明情况，并签订补充履约协议。捐赠受赠人有权依法向协议捐赠人追要捐赠款物，并通过适当方式向社会公告说明。

基金会所接受的捐赠，要按照相关法律法规和捐赠物资

的使用范围，全部、足额使用，不得以任何理由挪作他用。

第七章  附则

本制度由四川省索玛慈善基金会负责解释。

本制度自2019年1月1日起施行。

公文格式要求

一、总体要求

1.用纸采用国际标准A4型，尺寸为210mm×297mm。

2.页边距为：上3.7cm、下2.7cm、左2.8cm、右2.6cm。

3.页码:用4号半角宋体阿拉伯数字，数字格式为“—1—”。

4.装订：左侧装订。

5.公文应双面印制，每页排22行，每行排28个字。

二、版头部分

1.发文机关标志:发文机关标志颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则，字体为方正小标宋简体。套印版头时，版头上下、左右位置要准确。

2.发文字号和签发人：上行文在发文机关标识下空2行，左空1字标识“发文字号”，右空1字标识“签发人”。发文字号、签发人用3号仿宋体，年份、发文顺序号用阿拉伯数字，年份应用全称，用中文六角括号“〔〕”括住。签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

三、主体部分

1.标题:用2号方正小标宋简体，编排于红色分割线下空二行位置，分一行或多行居中排布。标题必须有发文机关名称，行距为28-30磅左右，多行标题排列为梯形或菱形，每行词意完整，排列对称，长度适宜。

2.主送机关:用3号仿宋体字（仿宋_GB2312），编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

3.正文:首页必须显示正文，用3号仿宋体字（仿宋_GB2312），编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次用“一、”“（一）”“1.”“（1）”标注，第一层用黑体3号,第二层用楷体（楷体_GB2312）3号，三层、四层用仿宋（仿宋_GB2312）3号，标题独立成行的，后面不加标点符号。

4.附件说明:在正文下空一行左空二字用3号仿宋体字（仿宋_GB2312）标识“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（“附件：1.×× 下一行与1.对齐写2.××”），附件顺序号后是小圆点，附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

5.发文机关署名：成文日期右空四字编排，在成文日期之上、以成文日期为准居中标识发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。

6.成文日期:用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01）。

7.附件：附件应当另页编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订，应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

四、文尾部分

1. 版记：版记位于公文末页（偶数页）底部。

2.抄送机关：如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，中间用逗号，最后一个抄送机关名称后标句号。

3.印发机关和印发日期：印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位（即1不编为01），后加“印发”二字。